GESTIRE IL "POCO TEMPO" CON LA MATRICE DI EISENHOWER
Tempo, Tempo, Tempo una costante (24 ore al giorno), ma variabile spesso fuori controllo che ci crea ansia e che non ci rende soddisfatti a fine giornata; non abbiamo fatto mai abbastanza.Sicuramente ci sta, sia la capacita di abituarsi a ritmi veloci, ma anche una sana autocritica su come gestite la variabile tempo all’interno della vostra attività lavorativa.
La scusa “Non ho tempo” è sempre una delle peggiori frasi da sentire e che di fondo “porta a galla” una difficoltà di gestione. E’ vero che “non si ha tempo”, ma in realtà bisogna completare la frase con l’azione o l’attività che abbiamo messo in fondo alle nostre priorità. Ecco, finalmente abbiamo nominato l’aspetto più importante: “Le priorità!”.
Non c’è tempo senza priorità. Non c’è obiettivo senza priorità.
L’importanza di un’attività sarà data dalla priorità, ma dovete introdurre un’ulteriore variabile: l’urgenza.
E’ facile confondere urgente con prioritario, ma è proprio questo l’errore che vi spinge ad allocare tempo per le attività urgenti, sottraendolo a quelle importanti (prioritarie per l’azienda perché legate ad un obiettivo, strategico).
La matrice di Eisenhower vi aiuta a schematizzare; volendo potete aiutarvi con delle lavagne o dei cartelloni sempre in vista, per avere sottocchio le attività. (anche questo dipende da voi).
Il concetto su cui si basa questa matrice è essenzialmente questo:
“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”
Dallo schema, definito da Eisenhower, risultano quattro situazioni che possiamo incontrare durante le nostre giornate:
- Importante ed Urgente: emergenza;
- Importante e Non urgente: miglioramento;
- Non importante ed Urgente: delega;
- Non importante e Non urgente: spreco.
Se lavorate sempre in Q1, significa che non avete tempo di alzare la testa e state perdendo il controllo sugli obiettivi.
Se lavorate sempre in Q4, significa che non avete cose importanti da fare, non avete definito le priorità e siete adagiati...non state lavorando per migliorare, ma per mantenere il quotidiano, senza “stress”. State sprecando il Vostro tempo...
La situazione normale è riuscire a lavorare nei tre riquadri più esterni, bilanciando il tempo da dedicare alla varie attività. Se riuscite quindi ogni giorno a segnarvi le attività da fare posizionandole nelle varie aree avete fatto lo sforzo necessario per migliorare la Vostra gestione del tempo.
La cosa importante adesso è saper definire quali sono le attività Urgenti (purtroppo ce ne sono sempre), quelle importanti a breve, medio e lungo termine su cui senz' altro si potrebbe aprire un altro focus…
Buon tempo a tutti!
Oppure: