IMMAGINA LA TUA AZIENDA SENZA CARTA

Forse può sembrare una provocazione, ma in realtà oggi esistono strumenti che ti permettono di raggiungere quello che sembra ancora lontano: un archivio documentale digitale organizzato per fascicoli e con ricerche che possono riguardare anche il contenuto dei documenti.

Stiamo parlando di DMS (document management system) con integrato un motore OCR che permette di estrarre i dati testuali ed effettuare ricerche avanzate anche sul contenuto dei documenti.

GESTORE DOCUMENTALE

La soluzione è molto semplice dal punto di vista funzionale perché si tratta di caricare un documento, assegnandogli una tipologia (fattura, preventivo, ordine, ddt, pec, mail ecc…) e definendo uno o più fascicoli da collegare. I fascicoli sono degli argomenti che puoi catalogare e che ti permettono di organizzare i documenti.

Il sistema invece, dal punto di vista tecnico è molto sofisticato e necessità di un notevole spazio di archiviazione oltre che molte risorse per effettuare le ricerche quando la mole di documenti diventa importante.

ALLORA IMMAGINIAMO COME SAREBBE L'AZIENDA SENZA CARTA!?

Arriva in azienda un documento tramite mail, lo prendi e lo carichi nel tuo gestore documentale.

Devi inviare un documento via mail, lo cerchi nel DMS per tipologia o fascicolo e invii una mail direttamente dallo strumento. 

L'attività di archiviazione diventa un semplice click e quella di ricerca anche.

Ti arriva una fattura elettronica e questa viene automaticamente archiviata per 10 anni ed è sufficiente assegnare un fascicolo.

Immagina poi ti tenere traccia di tutte le attività fatte sui documenti per avere uno storico sempre disponibile.

AZIENDA SENZA CARTA: SICUREZZA E ORGANIZZAZIONE

Come puoi intuire il flusso d'ingresso, mantenimento e uscita dei documenti (informazioni aziendali) è molto più veloce e sicuro, considerando che i documenti aziendali sono in Cloud e abbiamo anche una copia di backup. 

Non ci sono molte cose da dire e non vorrei nemmeno ribadire la solita frase del risparmio di carta.
Lavorare senza carta è prima di tutto una questione organizzativa che ti permette di archiviare, gestire, condividere e proteggere i documenti aziendali. Punto.
I vantaggi sono molteplici, ma quelli principale sono senza dubbio l'ordine e l'organizzazione dei documenti e un miglioramento del flusso di ingresso e uscita delle informazioni aziendali, che non sarebbe possibile con i docks e i post-it.

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