IMMAGINA LA TUA AZIENDA SENZA CARTA
Forse può sembrare una provocazione, ma in realtà oggi esistono strumenti che ti permettono di raggiungere quello che sembra ancora lontano: un archivio documentale digitale organizzato per fascicoli e con ricerche che possono riguardare anche il contenuto dei documenti.Stiamo parlando di DMS (document management system) con integrato un motore OCR che permette di estrarre i dati testuali ed effettuare ricerche avanzate anche sul contenuto dei documenti.
GESTORE DOCUMENTALE
La soluzione è molto semplice dal punto di vista funzionale perché si tratta di caricare un documento, assegnandogli una tipologia (fattura, preventivo, ordine, ddt, pec, mail ecc…) e definendo uno o più fascicoli da collegare. I fascicoli sono degli argomenti che puoi catalogare e che ti permettono di organizzare i documenti.Il sistema invece, dal punto di vista tecnico è molto sofisticato e necessità di un notevole spazio di archiviazione oltre che molte risorse per effettuare le ricerche quando la mole di documenti diventa importante.
ALLORA IMMAGINIAMO COME SAREBBE L'AZIENDA SENZA CARTA!?
Arriva in azienda un documento tramite mail, lo prendi e lo carichi nel tuo gestore documentale.Devi inviare un documento via mail, lo cerchi nel DMS per tipologia o fascicolo e invii una mail direttamente dallo strumento.
L'attività di archiviazione diventa un semplice click e quella di ricerca anche.
Ti arriva una fattura elettronica e questa viene automaticamente archiviata per 10 anni ed è sufficiente assegnare un fascicolo.
Immagina poi ti tenere traccia di tutte le attività fatte sui documenti per avere uno storico sempre disponibile.
Oppure: