GUARDIAMO DENTRO LA FATTURA ELETTRONICA
Eccoci ancora una volta a scandire il tempo attraverso i cambiamenti di legge che vi costringono a cambiare il vostri metodi di gestione, senza tuttavia darvi il tempo di guardare dentro, decidere con cognizione di causa.Immagino a come state vivendo la fatturazione elettronica, un po’ come avete già vissuto altri argomenti "calati dall'alto". In questo caso si tratta di una rivoluzione positiva, ma come al solito finirà per diventare l’ennesimo colpo di Stato sulle spalle delle vostre piccole attività.
Avvertiamo già il clima d’emergenza imposto dai veri fortunati, che hanno intravisto un nuovo business anche se in realtà, questa rivoluzione dovrebbe far calare il loro compenso, visto che non sarebbe più necessario registrare le fatture, compito delegato a strumenti software che possono importare e/o esportare facilmente il nuovo formato XML. Ma sia mai che le Vostre care aziende possano giovare di qualche beneficio. Anche in questo caso siete concentrati a portare avanti l’azienda, e il vostro business non è la fattura elettronica, anzi, meno elettronica è meglio è. Ed ecco arrivare i salvatori, quelli che fondano il proprio business sullo smaltimento della burocrazia, quelli che si adattano a vendere qualsiasi servizio, ai distratti che pensano al proprio core business. Che stupidi…
Come al solito le premesse non sono delle migliori, ma essendo abituato a vedere il bicchiere mezzo pieno, cercherò di darvi degli elementi per poter decidere con cognizione di causa e non delegare completamente l’argomento con l’ennesima tassa indiretta.
COS'È LA FATTURA ELETTRONICA
La fattura elettronica non è altro che un file di testo uguale per tutti, che contiene le informazioni che normalmente inserite nelle vostre fatture (fatte con programmi o fatte mano). Questo file è in un formato facilmente leggibile e scambiabile, che si chiama XML.Fin qua, nulla di straordinario.
La cosa interessante è che questo file può essere inviato direttamente a tutti gli enti coinvolti:
- Clienti
- Agenzia delle entrate
- Commercialista
Altro aspetto interessante è che può essere firmato digitalmente e poi depositato all’interno di un archivio legale per 10 anni.
La fattura elettronica non riguarda solo il ciclo attivo, ma anche le fatture di acquisto. In questo caso si tratta di leggere il file XML, visualizzarlo e archiviarlo.
FATTURA ELETTRONICA: COSA SERVE?
Cosa serve realmente per gestire questo nuovo processo?1) La fattura in formato XML;
2) La firma digitale;
3) Un archivio legale per conservare le fatture per 10 anni;
4) Un software che riesce a produrre e leggere questo file XML;
5) Un sistema di invio e di controllo.
FATTURA ELETTRONICA: QUALI SOLUZIONI?
La cosa più fai da te è:
1) Andare sul software gratuito messo a disposizione dalla camera di commercio e produrre la fattura in formato XML;
2) Scaricarla e firmarla digitalmente;
3) Ricaricarla e inviarla allo SDI (Sistema di Interscambio)
Questa soluzione è completamente gratuita e potete trovarla qui (https://fatturaelettronica.infocamere.it/fpmi/service), dove potrete accedere attraverso la vostra CNS (Carta nazionale dei servizi, la “famosa” chiavetta USB che vi permette anche difirmare digitalmente i documenti)
“La fatturazione elettronica delle Camere di Commercio garantisce la gestione a norma di legge di tutto il processo: dalla compilazione, all'invio, fino alla conservazione dei documenti contabili. Il servizio é facile da usare, non richiede l'installazione di alcun software ed é accessibile in modo sicuro con SPID (Sistema Pubblico di Identitá Digitale) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi).”
Tuttavia sarebbe uno strumento slegato dal resto dei vostri archivi.
Ci sarebbe un’altra modalità di gestione che utilizza la PEC, ma necessita comunque di un programma per generare la fattura elettronica in formato XML che dovrà essere firmato e inviato appunto tramite la vostra PEC. Sarà poi lo SDI a smistarlo correttamente al vostro Cliente e nel caso della fatture di acquisto, voi riceverete una PEC con il documento in formato XML.
Una soluzione che non consigliamo perchè troppo onerosa in termini di gestione, che vi farebbe perdere molto tempo.
Per chi ha già un programma di fatturazione, se vi trovate bene, sicuramente avrete già ricevuto delle informazioni sulla fatturazione elettronica e crediamo che in questo caso sia più sensato continuare ad utilizzare il Vostro software che conoscete già.
Per tutte le piccole aziende che fino ad oggi utilizzavano un file excel o un compilavano un modello cartaceo il consiglio è sicuramente di valutare uno strumento di fatturazione piuttosto che delegare completamente il vostro commercialista. Crediamo che sia il momento giusto per passare ad un sistema informatico di gestione con dei vantaggi sia nei costi che nella possibilità di controllare la vostra azienda, come non lo avete mai fatto. Sarebbe il momento giusto per riorganizzarvi. Anche se siete piccoli artigiani, non è mai troppo tardi per avere un vostro metodo di fatturazione.
La soluzione che consigliamo è senza dubbio quella di gestire le fatture elettroniche in azienda, attraverso una soluzione completa che vi consentirebbe di avere sempre sotto mano il vostro archivio documentale (Fatture di vendita e di acquisto). Un software di fatturazione che vi da la possibilità di creare le fatture di vendita, firmarle e inviarle allo SDI e avviare la conservazione per dieci anni. Nello stesso tempo potrete acquisire le fatture passive e caricarvi automaticamente i costi aziendali. In questo modo avreste velocemente un bilancio di massima sempre aggiornato e un reale controllo economico della vostra azienda.
Come sempre non esistono soluzioni senza un cambiamento organizzativo, ma questo passaggio della fatturazione elettronica potrebbe rivelarsi un motivo in più per gestire i vostri documenti in formato digitale senza spreco di carta e velocizzare la registrazione delle fatture da parte del vostro commercialista che potrebbe importare velocemente le fatture in formato XML.
Non sarà un risparmio economico evidente, ma sicuramente un modo per essere più efficienti nell’invio e nella gestione delle fatture. Un piccolo passo che andrebbe nella direzione opposta a quella prospettata nell’introduzione di questo articolo.
Buon cambiamento!
Oppure: