COME SI AFFRONTA UN PROGETTO SUI PROCESSI AZIENDALI

Ci sono argomenti che rappresentano quella serie di attività nascoste, spesso sottovalutate, che permettono di avviare un progetto, qualunque esso sia, realizzare l’intervento e fare in modo che questo porti dei vantaggi al Cliente.

La gestione dei progetti è una di quelle discipline in cui non ci si può improvvisare, dopo aver letto qualche post on-line, perché serve l’esperienza sul campo, servono gli errori, i molti casi visti, le domande giuste per portare a galla le criticità.


Da questo punto di vista mi sento particolarmente fortunato, grazie ai molti progetti affrontati, anche complessi, ma anche sensibile a tutto quello che sento e vedo on-line. Una schiera di project manager formati su google e che la prima cosa che fanno è aggiornare il proprio profilo linkedin dopo aver fatto l’ennesimo corso. Nulla contro i corsi di formazione, anzi, sono fondamentali, ma cerchiamo di avere l’umiltà e la “saggezza” necessaria per non far sembrare tutto semplice e scontato come una lettura di un libro o come qualche ora di ascolto di uno dei tanti guru, bravi a “chiacchere”. Ce ne sono di bravi...anche se è difficile individuarli nel “caos”...

Dopo questa doverosa introduzione vediamo come si affronta un progetto all’interno di un’azienda che abbiamo appena conosciuto, durante le trattative commerciali.

ASCOLTO E COMPRENSIONE DELL’AMBIENTE AZIENDALE

Un’azienda è una microsocietà, in cui esistono regole, abitudini, valori e questi elementi sono talmente difficili da cogliere, che il primo consiglio è quello di essere attenti, osservare, ascoltare con umiltà ed inizialmente senza intervenire sul metodo e su come avvengono le attività. Concentratevi sul processo, quello per cui siete chiamati in causa, e cercate di annotarvi lo “stato attuale” o “as is”, come avvengono le attività di processo. Cercate di cogliere subito quali sono le risorse strategiche e che approccio hanno al cambiamento, ricordandovi che le persone interne all’azienda devono lavorare a favore del progetto che state realizzando. Se avete dei dubbi su quest’ultimo punto è bene confrontarsi subito con “lo sponsor” del progetto ovvero chi ve lo ha commissionato. Questa fase è la prima e possiamo chiamarla “approccio” o “conoscenza dell’ambiente” in cui si va ad operare.

ANALISI DELL’ESISTENTE E VALUTAZIONE DELLE ESIGENZE

Dopo questa prima fase è il momento di elaborare l’esistente “as is” e studiare le priorità “gli attori” del progetto. Le priorità servono quando siamo di fronte a progetti articolati e complessi, mentre potrebbe essere il progetto stesso una priorità nel caso di interventi mirati e circoscritti. In questo caso stiamo valutando come avvengono le attività di processo e come potremmo migliorarlo con degli interventi. Non è una fase operativa, ma analitica anche se stiamo già pensando ad una soluzione. Di solito è in questo momento che non dobbiamo farci prendere dall’ansia o dalla voglia di realizzare, tipico di un approccio tecnico. Dobbiamo invece valutare attentamente il comportamento delle persone coinvolte, condividere i primi pensieri con l’azienda e approfondire le criticità individuate. Dopo questa fase abbiamo annotato come avvengono i processi prima del nostro intervento e quali sono le esigenze di cambiamento.

DAL PRESENTE (AS IS) AL FUTURO (TO BE): LA PROGETTAZIONE

La terza fase è quella progettuale. Si progetta il cambiamento, sia a livello di strumenti che a livello di risorse. Attenzione, lo ripeto nuovamente:

"non esiste cambiamento senza lo sforzo delle persone. Non pensate di “buttare” là strumenti, senza lavorare sulle persone. Questo è un punto fondamentale e se non ne tenete conto vi troverete nella brutta condizione di non riuscire ad apportare benefici alle aziende. E’ un po’ come dovrebbe avvenire oggi a livello politico. Le scelte sulle “regole del gioco” vanno cambiate insieme. Vale lo stesso concetto anche per i progetti che intervengono sui processi. E’ importante condividere, fare emergere le criticità, gestirle e ricondividere le soluzioni, il nuovo metodo. Solo così le risorse si sentono coinvolte e vanno nella stessa vostra direzione".

La progettazione avviene anche con dei documenti cartacei in cui si riportano le fasi di progetto, le risorse coinvolte e le tempistiche di realizzazione. E’ importante avere diversi livello di dettaglio. Ad esempio a livello tecnico, se si decide di sviluppare una soluzione personalizzata è importante dettagliare le diverse attività di sviluppo. Mentre se si sceglie di introdurre uno strumento standard è importante conoscerlo, sapere quali sono i limiti e “proiettarlo” all’interno del contesto aziendale, attraverso delle simulazioni che tengono conto di tutti i processi coinvolti.

La progettazione è una fase analitica, molto vicina alla successiva fase operativa, in cui si parte dall’analisi dell’esistente a si progetta il futuro aziendale. Proprio per questo bisogna avere l’esperienza adeguata per fare continui “passaggi” mentali tra progetto e realtà, considerando l’ambiente in cui si sta operando. Questi passaggi mentali sono fondamentali perché vi portano a non tralasciare nulla o ridurre al minimo le criticità nella fase operativa di realizzazione. Dovete farvi un sacco di domande e darvi altrettante risposte, incrociando le esigenze, la situazione attuale, le informazioni raccolte. Alla fine della progettazione avrete in mano le soluzioni, le fasi di attuazione e i tempi di realizzazione.

REALIZZAZIONE E SVILUPPO

Pensare che il project manager, dopo aver progettato il cambiamento, attraverso una soluzione, abbia finito il proprio lavoro è proprio uno dei motivi di fallimento.

Da questo momento inizia la fase più lunga e difficile (ovviamente sempre dipendente dalla complessità del progetto), perché va costantemente monitorata. Controllare le fasi operative è una dei lavori che richiede metodo e costanza, perchè dobbiamo effettuare continue verifiche sullo stato di avanzamento, con particolare attenzione al rispetto della progettualità.

Le fasi operative devono seguire quanto deciso a livello di progetto, e nel caso in cui vi siano delle problematiche tecniche o gap di analisi, che richiedono delle revisioni progettuali, bisogna coinvolgere l’azienda e ricondividere la soluzione. In questa fase, o meglio quando la realizzazione raggiunge un livello di bozza (abbiamo delle parti di flusso funzionanti) possiamo fare dei test e verificare il flusso di processo prima dell’introduzione in azienda e volendo iniziare a coinvolgere l’utente che ha il ruolo di “filtro” (key user). In questo modo abbiamo già una valutazione molto realistica del flusso di processo e riusciamo a far emergere eventuali criticità. Prima emergono le criticità e minore sarà l’impatto sulle modifiche da apportare.

Questa è anche la fase dei SAL (stato avanzamento lavori) che vanno programmati in anticipo anche come obiettivi da realizzare. Il SAL è una verifica con il Cliente che va preparata con attenzione per presentare al meglio le attività fatte. E’ importante far capire al Cliente o “sponsor” come avvengono le attività di processo (to be) in modo che lo stesso possa intuire eventuali mancanze e/o approvare quanto fatto.

INTRODUZIONE IN AZIENDA

L’ultima fase, altrettanto importante, è l’introduzione in azienda che viene fatta attuando i piani di formazione già definiti nelle fasi progettuali. Attenzione perché in questo momento “non si torna più indietro” ed è importante che le risorse giuste siano pronte a dedicare del tempo al progetto.

L’ambiente” (persone) deve essere pronto grazie al lavoro fatto nelle precedenti fasi di condivisione. Ricordatevi che dovete essere pazienti e ascoltare le perplessità degli utenti, cercando di rispondere sempre con garbo e con risposte rassicuranti. Gli utenti sono coloro che attraverso la vostra soluzione guidano “la macchina”.In questa fase hanno bisogno di essere accompagnati e supportati quando hanno delle preoccupazioni e/o richieste. Senza di loro abbiamo “perso solo tempo”.

E’ anche il momento di raccogliere eventuali richieste o mancanze e in base alla loro criticità o priorità pianificare la realizzazione. Inizia la fase di “Miglioramento Continuo” del ciclo di vita del progetto. Il project manager ha finito il progetto, ma deve già ripartire con la fase di filtro delle nuove richieste.
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