L'INNOVAZIONE PASSA PER LA COLLABORAZIONE IN CLOUD

Voglio dedicare questo articolo ad un argomento che rappresenta una frontiera per fare innovazione di processo e organizzazione aziendale, riducendo drasticamente l'utilizzo di uno degli strumenti che è stato ed è tuttora un mezzo di scambio d'informazioni fondamentale, ma che mostra la sua debolezza in alcuni contesti e soprattutto dopo l’arrivo del Cloud e delle connessioni veloci: le email.

In alcuni settori/attività dove è richiesto un continuo scambio di documenti, usare le email diventa fastidioso e confusionario, oltre che una possibile causa di perdita di informazioni aziendali, se non si prendono importanti e costose azioni di protezione e backup.

SONO SICURO CHE VORRESTI ELIMINARE LE EMAIL

Si eliminare le mail è diventata una questione organizzativa e di valore aziendale quando le informazioni scambiate sono fondamentali e rappresentano una fonte legale importante.

Una email è tanto veloce quanto disgregata perché è di difficile archiviazione e condivisione:

- abbiamo la garanzia che i destinatari mantengano sempre il corretto filo logico nelle risposte e negli inoltri?

- chi sono i garanti dell'archiviazione?

PORTALI DOCUMENTALI COLLABORATIVI

Esiste la possibilità, grazie al Cloud di attivare degli strumenti web di collaborazione che invertono i ruoli: le aziende che richiedono i documenti, come ad esempio i committenti di commessa e/o cantiere gestiscono le informazioni e i documenti, mentre tutti i partners che inviano i documenti diventano gli attori principali e devono caricare i documenti richiesti, aggiornarli e/o integrarli.

Il committente controlla, approva e gestisce gli accessi, mentre lo strumento si occupa di generare le richieste documentali e inviare le notifiche a tutti gli attori (le aziende partner).

Le notifiche sono di diversa natura:

  • Richiesta di primo caricamento;
  • Richiesta di aggiornamento di un documento in scadenza;
  • Richiesta di integrazione.

Inoltre tutti gli attori che hanno un ruolo di controllo all'interno della commessa (supervisori), oltre a ricevere un riassunto delle notifiche, hanno accesso al portale e possono consultare tutti i documenti caricati e controllare.

Gestire un portale documenti è abbastanza facile, la cosa fondamentale è creare il repository di tutte le possibili richieste documentali con relative regole: un documento di corso sarà collegato ad esempio a l’oggetto dipendente e la richiesta scatterà quando è presente quello specifico corso oppure un documento aziendale sarà collegato all’impresa e così via per tutti i possibili oggetti che hanno a che fare con l’azienda stessa: commessa, cantiere, attrezzatura, fornitore ecc…

Questa soluzione è già stata adottata da grandi aziende, ma non vi sono limiti anche per le realtà più piccole. La base è sempre voler innovare l’organizzazione e dare una svolta nella gestione delle informazioni aziendali.

Qui trovi la sezione dove presentiamo il modulo Portale Documenti del nostro ERP CloudNess, strumento che unisce alla modularità anche la flessibilità di creare il modulo dedicato ai tuoi processi o alla tua realtà.

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